Hai tantissimi dati in Excel. Numeri, tabelle, fogli su fogli. Ma quando qualcuno ti chiede "com'è andata questo mese?", devi aprire tre file diversi, sommare a mente e sperare di non sbagliare.
Una dashboard risolve questo problema. Ti dà una vista unica, chiara e sempre aggiornata di tutto quello che conta. Vediamo cos'è e come si crea, partendo da zero.
Una dashboard è semplicemente un foglio Excel che mostra i tuoi numeri più importanti in modo visivo e immediato. Invece di guardare righe di dati, vedi grafici, numeri grandi e colori che ti dicono subito se le cose vanno bene o male.
Pensa alla cruscotto di una macchina: non ti mostra ogni dettaglio del motore, ti mostra solo velocità, carburante e temperatura. La tua dashboard Excel fa lo stesso con i dati del tuo lavoro.
Dipende dal tuo lavoro, ma le informazioni più comuni in una dashboard per PMI o professionisti sono:
La regola d'oro: metti solo quello che guardi davvero ogni settimana. Una dashboard con 20 numeri è inutile quanto nessuna dashboard.
Il segreto di una buona dashboard Excel è tenere i dati separati dalla presentazione. In pratica:
Così ogni mese devi solo aggiornare il foglio Dati, e la dashboard si aggiorna da sola. Non devi toccare nient'altro.
Crea un foglio chiamato "Dati" e inserisci i tuoi numeri in una tabella semplice. Una colonna per il mese, una per il fatturato, una per le spese, e così via. Ogni mese aggiungi una riga.
Crea un nuovo foglio chiamato "Dashboard". In alcune celle grandi, usa formule semplici che leggono i dati dal foglio Dati. Ad esempio, per mostrare il fatturato dell'ultimo mese:
=INDICE(Dati!B:B;CONTA.VALORI(Dati!B:B))Questa formula prende l'ultimo valore nella colonna B del foglio Dati. Formatta la cella con un font grande e un colore che attira l'attenzione.
Seleziona i tuoi dati nel foglio Dati (mesi e fatturato), poi vai su Inserisci › Grafico. Excel crea un grafico automaticamente. Spostalo nel foglio Dashboard e ridimensionalo a tuo piacimento.
Il grafico si aggiorna automaticamente ogni volta che aggiungi nuovi dati nel foglio Dati.
Usa la formattazione condizionale per far diventare verde un numero quando è sopra obiettivo e rosso quando è sotto. Vai su Home › Formattazione condizionale › Regole celle evidenziate. Imposta la soglia che vuoi. Da quel momento Excel colorerà i numeri da solo.
Molte persone pensano che per avere una bella dashboard bisogni usare strumenti costosi come Power BI o Tableau. Non è vero. Excel fatto bene è perfettamente sufficiente per la stragrande maggioranza delle piccole imprese e dei professionisti italiani.
Power BI ha senso solo quando hai centinaia di migliaia di righe di dati o quando più persone devono aggiornare la stessa dashboard in tempo reale. Per tutto il resto, Excel è la scelta giusta: è già installato, lo conosci già e non richiede abbonamenti aggiuntivi.
Una dashboard semplice con 3-4 KPI e un paio di grafici si crea in 2-3 ore, se sai già come muoverti in Excel. Se sei alle prime armi, potrebbe volerci una giornata intera solo per capire come collegare i fogli tra loro.
Se il tempo è un problema, o se vuoi una dashboard più elaborata con filtri, menu a tendina e aggiornamento automatico, è spesso più conveniente farsela costruire da uno specialista: il risultato è migliore e in molti casi ci vuole meno di un giorno lavorativo.
Apri Excel, crea due fogli ("Dati" e "Dashboard") e inserisci i tuoi ultimi 6 mesi di fatturato nel foglio Dati. Poi crea un grafico a barre nel foglio Dashboard che mostra quei dati. Hai già una dashboard, per quanto semplice.
Da lì puoi aggiungere un pezzo alla volta: i numeri grandi, la formattazione condizionale, altri KPI. Non devi fare tutto subito.
Posso costruire una soluzione personalizzata per il tuo caso specifico. Consegna in 24-48 ore, preventivo gratuito.
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